Klanten beheren

In de sectie Klanten van het beheerportaal beheer je de mensen die meedoen aan je loyaliteitsprogramma: hun profiel, hun identifiers, hun puntensaldo en wat ze al hebben ingewisseld.

---

Klantenlijst

Ga naar Klanten in de zijbalk om al je klanten te zien.

Zoeken en filteren

• Zoeken: vindt een klant via voornaam, achternaam, e-mailadres of telefoonnummer, of via een deel van de code van de klantenkaart vanaf 4 tekens, en de lijst volgt zodra je even stopt met typen.
  • Een kleine typfout in een naam is geen probleem, en accenten, apostrofs, streepjes en spaties tellen niet mee: "Pieters" vindt Peeters, "Cedric" vindt Cédric en "Desmet" vindt De Smet.
  • Bij een kaartcode maken hoofdletters, spaties, streepjes en punten niet uit, dus "abcd 1234" vindt ABCD1234. Met één verkeerd teken vind je niets.
  • Bij een telefoonnummer tellen spaties en leestekens niet mee, en een deel van het nummer volstaat. Typ je 8 cijfers of meer, dan tellen alleen de laatste 8, dus "0470 12 34 56" vindt ook +32 470 12 34 56.
  • Typ je een volledige naam, dan moet elk woord kloppen. "Jan Peeters" vindt Jan Peeters, niet Jan Janssens. Een woord van minder dan 3 tekens telt alleen als er geen langer woord is, dus "Jan P" vindt elke Jan.
  • Zolang je zoekt, staat de beste treffer bovenaan: eerst de klant van wie je de volledige kaartcode typte, dan een volledige naam, e-mail of telefoonnummer, dan de klanten bij wie je zoekwoord ergens in de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer of de kaartcode staat, en als laatste de namen die er alleen op lijken. Klik op een kolomkop om toch op die kolom te sorteren. Zit er geen woord van 3 tekens in je zoekopdracht, dan valt er niets te rangschikken en staan de nieuwste klanten bovenaan.
  • Het zoekvenster bovenaan vindt dezelfde klanten, in dezelfde volgorde.
• Statusfilter: toon Actief, Gedeactiveerd of Alle statussen

Tabelkolommen

De lijst toont naam, e-mail, telefoon, de primaire identifier (met een badge voor het type), de status en de aanmaakdatum. Klik op Naam, E-mail of Aangemaakt om te sorteren. Nog eens klikken keert de volgorde om.

Namen staan zoals in een telefoonboek. De achternaam komt eerst, en hoofdletters en accenten verschuiven een naam niet, dus "de Smet" staat bij de D en "Émile" bij de E. Een klant zonder achternaam, of zonder e-mailadres als je op e-mail sorteert, staat in beide richtingen onderaan.

---

Een klant aanmaken

Klik op Aanmaken om het registratieformulier te openen.

Profielvelden

Veld	Verplicht	Beschrijving
Voornaam	Nee	Voornaam van de klant
Achternaam	Nee	Achternaam van de klant
E-mail	Nee	Moet uniek zijn binnen je zaak
Telefoon	Nee	Telefoonnummer
Geboortedatum	Nee	Gebruikt voor verjaardagspromoties
Taal	Nee	Voorkeurstaal (Nederlands of English)

Klantenkaart

Het formulier heeft één sectie Klantenkaart. Je hebt twee mogelijkheden:

• Laat het leeg: Puntjes geeft bij het opslaan een nieuwe kaartcode uit. Doe dat wanneer de klant geen fysieke kaart meekrijgt.
• Kies een niet-toegewezen kaart: kies uit de kaarten die je al hebt aangemaakt, of scan de code op de fysieke kaart die je meegeeft.

Je kiest hier geen type identifier en zet geen vinkje om er de primaire van te maken: de kaart die je toewijst wordt vanzelf de kaart die de klant scant. De wallet-kaart van de klant, de QR-code in de pas-e-mail en loyalty_card_code in de API volgen die kaart. Staat de pas al op de telefoon van de klant, dan komt de nieuwe code er vanzelf op. Elke kaart die de klant eerder kreeg blijft actief en blijft werken bij het scannen. Een vervangkaart toewijzen maakt de oude dus nooit onbruikbaar.

Weigert Puntjes een gescande code, dan zegt de melding welke van de twee dingen misging: de code hoort bij geen enkele niet-toegewezen kaart van jou (scan opnieuw, of laat het veld leeg), of de kaart is al aan een andere klant gegeven.

---

De klantpagina

Klik in de lijst op de naam van een klant om zijn pagina te openen. Een beheerder kan alles wat hieronder staat. Een kijker leest de hele pagina, downloadt de gegevens van de klant, print een kaart en haalt de wallet-kaart voor Apple Wallet of Google Wallet op, maar ziet geen enkele knop die iets aan de klant verandert.

Een platformbeheerder opent een klantpagina alleen vanuit de zaak zelf, na Bekijken als deze handelaar. Buiten een zaak antwoordt elke klantpagina met "niet gevonden".

Bovenaan

Bovenaan staat de naam van de klant met een statuslabel: Actief, Gedeactiveerd of Geanonimiseerd. De regel eronder zegt sinds wanneer hij klant is, en wanneer hij voor het laatst iets kocht, met de vestiging erbij als de kassa die doorgaf.

De knoppen rechts:

• Punten toevoegen of aftrekken: vul bij Aantal een positief getal in om punten bij te zetten, of een negatief getal om er punten af te halen, en vul een Reden in. Die reden is verplicht en blijft in de puntengeschiedenis staan.
• Beloning geven: zie Een beloning geven.
• Acties: een menu met Gegevens van deze klant downloaden, Klant samenvoegen, Klant deactiveren en Anonimiseren. Zie Klantacties.

Op een smal scherm schuiven Punten toevoegen of aftrekken en Beloning geven mee in het menu Acties. Het menu toont alleen wat kan: geen Klant deactiveren bij een klant die al gedeactiveerd is. Bij een geanonimiseerde klant houdt het menu alleen Gegevens van deze klant downloaden over. Onder Anonimiseren lees je wat er op die pagina nog meer wegvalt.

Saldo

Het blok Saldo toont hoeveel punten de klant nu heeft. Onder dat getal staan tot drie regels:

• Kan nu inwisselen: de beloningen die de klant met zijn saldo al kan betalen. Het blok noemt er twee en telt de rest als "en nog 3".
• De goedkoopste beloning waar het saldo nog niet aan komt, met het aantal punten dat nog ontbreekt.
• De punten die het eerst vervallen, en op welke dag. Hebben de punten geen vervaldatum, dan ontbreekt die regel.

Bonnen

Geldige bonnen telt de bonnen die deze klant vandaag nog kan gebruiken, en toont er tot drie: het cadeau, de code en de einddatum, met bovenaan de bon die het eerst afloopt. Loopt een bon binnen 7 dagen af, dan staat dat erbij: "Vervalt vandaag", "Vervalt morgen" of "Nog 5 dagen".

Alle 12 bonnen tonen opent een paneel met elke bon van deze klant. Met Tonen kies je Geldig, Gebruikt, Vervallen of Alle, telkens met het aantal erbij. Het paneel laadt 50 bonnen tegelijk; Meer tonen haalt de volgende 50.

Met Bon gebruiken, in het blok en in het paneel, verzilver je een bon. Typ de code die de klant je toont en bevestig. Er is geen aparte stap om de bon eerst te bekijken, dus open het venster pas op het moment dat je het cadeau meegeeft.

Hoort een bon bij een campagne die tot vestigingen beperkt is, dan moet je er een van noemen, en de keuzelijst toont alleen de vestigingen die deze bon toelaat. Blijkt de code na het bevestigen toch beperkt te zijn (een bon die werd uitgegeven terwijl deze pagina al openstond, bijvoorbeeld), dan zegt het venster dat en vraagt het alsnog om een vestiging. De bon is dan niet verbruikt. Zie Campagnes beheren voor hoe je die beperking instelt.

Bezoeken en wat de klant het meest koopt

Drie blokken tonen hoe deze klant bij je koopt. Heeft de klant nog niets gekocht, dan zie je in plaats daarvan één blok: Nog geen bezoeken.

• Bezoeken per maand heeft 12 staafjes, met de oudste maand links. Ze tonen deze maand tot nu en de 11 maanden daarvoor. Elke aankoop telt als een bezoek, dus twee aankopen op één dag tellen twee keer. Ga met de muis over een staafje, of tik erop, om het aantal te lezen.
• Hoe vaak deze klant komt kijkt naar de dagen waarop de klant iets kocht, en naar hoelang hij gewoonlijk wacht tussen twee zulke dagen. Het blok zegt Zoals gewoonlijk., Later dan gewoonlijk. zodra hij meer dan anderhalve keer zo lang wegblijft als gewoonlijk, of Lang niet gezien. zodra hij meer dan drie keer zo lang wegblijft. Daarvoor zijn aankopen op 3 verschillende dagen nodig; tot dan staat er Nog te weinig bezoeken. Eén lange vakantie verandert niet wat "gewoonlijk" is, want het blok neemt de middelste van de laatste wachttijden, niet het gemiddelde. Eronder staat hoeveel de klant uitgaf sinds zijn eerste aankoop, en hoeveel per bezoek gemiddeld. Die twee bedragen tellen elke aankoop mee, niet alleen die van de laatste 12 maanden.
• Meest gekocht, laatste 12 maanden noemt de drie artikelen die de klant het meest kocht, in aantal stuks, over dezelfde 12 maanden als de staafjes. Alleen aankopen waarvan je kassa de artikelen doorstuurde, tellen mee. Artikelen met dezelfde productcode tellen samen, net als artikelen met dezelfde naam en geen code.

Klantenkaarten van deze klant

Het blok Klantenkaarten toont de kaarten van de klant, met het kaartnummer, Actief of Uitgeschakeld, en de dag waarop de kaart erbij kwam. Hoofdkaart duidt de kaart aan die de klant scant, en die ook op zijn wallet-kaart staat. Bovenaan staat hoeveel kaarten actief zijn, op een maximum van 5.

• Klantenkaart toevoegen koppelt een van je niet-toegewezen kaarten aan de klant. Laat je het veld leeg, dan maakt Puntjes een nieuw kaartnummer. De nieuwe kaart wordt de hoofdkaart. De knop staat uit zodra de klant 5 actieve kaarten heeft.
• Kaart printen downloadt een CSV-bestand met die ene kaart, voor je drukkerij. Alleen een actieve kaart heeft die knop. Lees Klantenkaarten drukken voor je een kaart opnieuw laat drukken.
• Kaart kwijt schakelt die kaart uit nadat je bevestigt, zodat de kassa haar code weigert. Was het de hoofdkaart, dan wordt de nieuwste actieve kaart de hoofdkaart. Is die kaart de enige manier waarop de kassa deze klant vindt, dan weigert Puntjes: voeg dan eerst een nieuwe kaart toe. Kaart kwijt geeft de klant hier geen nieuwe kaart. Daarvoor gebruik je Klantenkaart toevoegen, of Kaart kwijt op de pagina Klantenkaarten, die beide in één stap doet.

E-mail en telefoon die de kassa ook kan gebruiken klapt de andere identifiers van de klant open. De rij met het e-mailadres is Automatisch beheerd: die volgt het e-mailadres uit het profiel, dus dat adres wijzig je via Bewerken op de kaart Profiel. Een telefoonnummer heeft een knop Deactiveren.

Geschiedenis

Geschiedenis heeft vier tabbladen, elk met het aantal erbij: Transacties, Puntengeschiedenis, Inwisselingen en Ontvangen cadeaus. Op een smal scherm kies je met de lijst Tonen in plaats van met tabbladen.

• Transacties: elke aankoop, 20 per pagina, met de datum, het totaal, de vestiging, de artikelen en de punten. Details tonen voegt de omschrijving, de externe referentie, de idempotency key en de verdienregels toe die de punten gaven.
• Puntengeschiedenis: elke puntenwijziging (verdiend, aanpassing, ingewisseld en vervallen), 20 per pagina.
• Inwisselingen: elke beloning die de klant nam, 10 per pagina, met de status (Geldig, Gebruikt, Vervallen, Geannuleerd).
• Ontvangen cadeaus: wat campagnes deze klant gaven.

Met Beloning annuleren, in het menu ... van een inwisseling, draai je een inwisseling terug die geldig of gebruikt is. De klant krijgt de punten terug die de inwisseling kostte, de beloning gaat terug in je voorraad, en de code werkt aan geen enkele kassa meer. Doe dit als je een beloning terugneemt, of als je ze per vergissing gaf. Een annulering kun je niet ongedaan maken, en een vervallen code kun je niet annuleren. Een kijker krijgt geen rijmenu.

Een beloning geven

Beloning geven opent een venster. Kies een beloning en klik op Beloning inwisselen om ze voor de klant in te wisselen. Het portaal kijkt eerst of het saldo en de voorraad volstaan.

Een beloning die je hier geeft, telt meteen als overhandigd: de status is Gebruikt, en geen kassa kan de code nog een tweede keer verifiëren. Geef de klant de beloning dus mee wanneer je ze inwisselt.

Het venster vraagt ook in welke vestiging de inwisseling gebeurde. Is de beloning tot bepaalde vestigingen beperkt, dan moet je die vraag beantwoorden en krijg je alleen de vestigingen van die beloning te zien. Anders mag je ze overslaan en blijft het antwoord leeg. Heb je geen vestigingen, dan stelt Puntjes de vraag niet. Zie Beloningen beheren voor hoe je die beperking instelt.

Profiel

Profiel toont de voornaam, achternaam, het e-mailadres, het telefoonnummer, de geboortedatum en de taal. Bij een leeg veld staat Niet ingevuld. Daaronder zegt de regel over toestemming of de klant ja zei tegen e-mails over cadeaus en acties, en wie dat noteerde. Meer details toont de externe id en de datums waarop de klant werd aangemaakt en voor het laatst gewijzigd.

Bewerken bovenaan de kaart opent Profiel bewerken: de naam, het e-mailadres, het telefoonnummer, de geboortedatum, Klant sinds en de taal. Opslaan sluit het venster, en de kaart toont meteen de nieuwe gegevens. Op een telefoon is Bewerken een potloodje. Wijzigen naast de regel over toestemming opent Toestemming, met de zin om voor te lezen en de schakelaar. Opslaan wijzigt daar alleen de toestemming; staat de schakelaar nog zoals hij stond, dan wijzigt Opslaan niets. Wie alleen mag kijken, ziet geen van beide knoppen. Ook de pagina van een geanonimiseerde klant of van een samengevoegd account toont ze niet.

Is Puntjes gestopt met e-mails naar de klant, dan zegt een label onder het e-mailadres waarom:

• E-mail komt niet aan: onze e-mail naar het adres kwam terug. Was de mailbox vol of lag de mailserver plat, en werkt het nu weer? Klik op Versturen weer aanzetten en dan op Weer aanzetten. Klopt het adres zelf niet, pas het dan aan via Bewerken op de kaart Profiel: bij een verbeterd adres hoef je niets aan te zetten.
• Als spam gemarkeerd: de klant heeft je e-mail als spam gemarkeerd. Zet het alleen weer aan als de klant er zelf om vraagt. Versturen weer aanzetten vraagt je dan om aan te vinken dat de klant erom gevraagd heeft, en het activiteitenlogboek houdt bij dat jij het deed.

Een kijker ziet het label, maar niet de knop.

Wallet-kaart

Het blok Wallet-kaart toont waar de wallet-kaart van de klant staat, voor Apple Wallet en voor Google Wallet:

Status	Wat het betekent
Niet toegevoegd	De kaart staat niet in die wallet, of de klant haalde ze eruit
Kaart gemaakt	Alleen Google Wallet: de kaart bestaat, maar Google meldde nog niet dat ze bewaard is
In de wallet	Google Wallet: de klant heeft de kaart bewaard
Op 2 toestellen	Apple Wallet: op zoveel toestellen van de klant staat de kaart
Vervallen	De kaart werkt niet meer

Apple Wallet-kaart downloaden downloadt de kaart voor Apple Wallet, en Google Wallet-link ophalen opent de link die ze aan Google Wallet toevoegt. Kaart naar de klant mailen stuurt de kaart naar het e-mailadres van de klant. Een kijker krijgt die laatste knop niet.

Samengevoegde accounts

Werden andere accounts van deze persoon met deze klant samengevoegd, dan toont Samengevoegde accounts ze als "Klant #7" met de datum van het samenvoegen. Elk ervan linkt naar de pagina van dat account. Het blok toont er drie; Alle 5 tonen toont de rest.

---

Marketingtoestemming

Campagnemail (een verjaardagscadeau, een jubileumbeloning, een actie om een klant terug te winnen) gaat alleen naar klanten die ja hebben gezegd, en de wet vraagt dat je dat kunt aantonen: de AVG (art. 7, lid 1) legt de bewijslast bij jou, en art. XII.13, §4 van het Wetboek van economisch recht zegt dat de afzender bewijst dat om de reclame werd gevraagd. Puntjes legt bij elke ja het bewijs vast: het moment, het kanaal, wie het noteerde en de exacte tekst die de klant hoorde of zag.

Een klant die geen ja zei, of van wie je geen e-mailadres hebt, krijgt helemaal geen cadeau bij een verjaardag, een jubileum of na lang wegblijven, en dus niet alleen geen e-mail. Een cadeau bij de eerste aankoop of bij elke zoveelste aankoop krijgt deze klant wel: de punten, het gratis product of de korting staan klaar, zonder e-mail erover. Over punten bij een verjaardag, een jubileum of na lang wegblijven gaat alleen een e-mail naar een klant die de klantenkaart niet in Apple Wallet of Google Wallet heeft: op die kaart staan de nieuwe punten al. Over een gratis product of een korting gaat er alleen een na een ja. Heeft Puntjes berichten op de klantenkaart aangezet voor je zaak, dan krijgt een klant met de kaart in Apple Wallet of Google Wallet ook geen e-mail over een gratis product of een korting. De telefoon toont dan een kort bericht over de nieuwe bon, en aan de kassa zie je de bon als de klant langskomt.

Wat je zegt aan de kassa of toont in de webshop

Lees de zin in Toestemming voor, of toon ze, voor je de toestemming aanzet. Op de klantpagina is dat Wijzigen naast de regel over toestemming; bij Klant aanmaken is het de kaart E-mails. Vandaag luidt ze, met de naam van je zaak ingevuld:

Mag [je zaak] je af en toe mailen over cadeaus en acties? Je kunt je altijd uitschrijven via de link onderaan elke mail.

De tekstversie staat eronder, en op de klantpagina lees je daarna "Genoteerd door Anna, tekstversie 2026-09-04". Een webshop of kassa die toestemming via de API vastlegt, toont zijn eigen zin en stuurt de versie mee, zodat het dossier zegt wat die klant zag. Toestemming moet vrij, specifiek en geïnformeerd zijn: geen vooraf aangevinkt vakje, niet gekoppeld aan iets anders, niets verborgen.

Bestaande klanten die je mag mailen zonder te vragen

Het koninklijk besluit van 4 april 2003 laat je een klant mailen zonder voorafgaande toestemming als de drie voorwaarden samen gelden: je kreeg het adres rechtstreeks van de klant bij een aankoop bij jou, je mailt alleen over gelijkaardige producten of diensten die je zelf levert, en je gaf de klant bij het verzamelen een gratis en eenvoudige manier om te weigeren. De Gegevensbeschermingsautoriteit leest "gelijkaardig" eng: wie koffiebonen kocht, verwacht geen mail over je kookworkshops. Twijfel je, vraag dan toestemming. Elke campagnemail bevat een uitschrijflink; dat is de opt-out per bericht die dezelfde regels vragen.

Kinderen

Een klant jonger dan 13 kan deze toestemming niet alleen geven (wet van 30 juli 2018, art. 7). Puntjes weigert toestemming vast te leggen als de geboortedatum zegt dat de klant jonger is dan 13, in het portaal en via de API, en stuurt een kind geen verjaardagsmail, ook niet als de toestemming van voor deze regel dateert. De verjaardagspunten krijgt het kind wel.

Klanten importeren

Een import zet nooit uit zichzelf toestemming aan. Een export uit Piggy zegt per klant of die ingeschreven of uitgeschreven is voor e-mail over cadeaus en acties, en het voorbeeld telt hoeveel van de klanten die de import toevoegt als ingeschreven staan. Vink het vakje op de importpagina ("Klanten die in Piggy als ingeschreven staan, hebben ingestemd met e-mail van ...") alleen aan als je dat kunt aantonen met hun gegevens in Piggy. De import geeft dan alleen die klanten toestemming, met als kanaal "een import", jouw naam en piggy-import-attestation: met de datum van de import op de plaats van een tekstversie. Een klant die als uitgeschreven staat, een klant zonder ja of nee in het bestand en een klant die volgens zijn geboortedatum jonger is dan 13, krijgen geen toestemming, wat je ook aanvinkt. Laat je het vakje uit, dan blijft elke geïmporteerde klant uitgeschreven tot die zelf ja zegt. De eerste campagnemail aan een geïmporteerde klant vertelt dat hun gegevens uit jouw klantenbestand komen en hoe ze je bereiken, zoals de AVG (art. 14) vraagt. De mail met de klantenkaart zegt hetzelfde tegen elke geïmporteerde klant.

De ITReflex-import leest de klantenexport die je kassa in de map Export bewaart (Klanten > Exporteer naar excel). Elke actieve klant met een e-mailadres of een kaart komt binnen met zijn kassanummer, zodat de kassa hem terugvindt, met zijn barcode en kaartnummer als klantenkaart, en met de teller PUNTEN als startsaldo. Een klant die in de kassa niet actief is, komt niet mee. Een klant die Puntjes al kent, met hetzelfde kassanummer, e-mailadres of dezelfde kaart, wordt overgeslagen, dus dezelfde export twee keer opladen voegt niemand dubbel toe. Delen twee klanten een e-mailadres, dan houdt de eerste het; een latere met een kaart komt binnen zonder, en het voorbeeld noemt het adres dat de eerste hield.

Toestemming werkt op dezelfde manier, met de mailinglijst van de kassa in plaats van het vinkje in Piggy. Puntjes leest de kolom MAILINGS, waarin alleen de adressen staan die mailings mogen krijgen, en geeft een klant alleen toestemming als het adres dat Puntjes voor hem bewaart op die lijst staat en je het vakje aanvinkt ("Klanten van wie het e-mailadres in de ITReflex-kassa op de mailinglijst staat, hebben ingestemd met e-mail van ..."). De toestemming krijgt itreflex-import-attestation: met de datum van de import. De andere e-mailkolommen van de export bevatten ook adressen die nee zeiden, dus daar leest Puntjes nooit toestemming uit. Een export die de kassa maakte voor ze MAILINGS schreef, wordt geweigerd: werk de kassa bij en maak de export opnieuw.

Een import stuurt geen enkele mail, ook de klantenkaart niet, wat de instelling voor nieuwe klanten ook zegt. Vraag de support van Puntjes om de kaart te sturen: elke klant met een e-mailadres die ze nog niet op de gsm heeft, krijgt één mail, geïmporteerd of niet. Wie de kaart de voorbije 30 dagen al per mail kreeg, wordt overgeslagen.

Uitschrijven

De uitschrijflink in elke campagnemail, de knop die mailprogramma's tonen en de schakelaar in Toestemming op de klantpagina trekken de toestemming alle drie meteen in. Vraagt de klant er zelf om, via de link of de knop, dan stuurt Puntjes hem in jouw naam één sobere mail dat het verzoek geregistreerd is, zoals het koninklijk besluit vraagt. Zet je de schakelaar zelf uit, dan gaat er niets buiten: de klant vroeg immers niets. In beide gevallen bewaart Puntjes de intrekking, zodat het bewijs van de stop even sterk is als dat van de ja.

---

Klantenkaarten

Ga naar Klantenkaarten in de zijbalk. Op deze pagina maak je de voorraad codes aan die op fysieke kaarten wordt gedrukt, zodat je een klant een kaart kunt meegeven vóór die geregistreerd is.

Je hebt deze pagina niet nodig om een loyaliteitsprogramma te draaien. Druk je nooit kaarten voor, dan geeft Puntjes voor elke klant vanzelf een code uit en loopt deze lijst uit zichzelf vol.

Een batch aanmaken

Klik op Kaarten aanmaken, vul in hoeveel je er nodig hebt en bevestig. De codes zijn er meteen en zitten samen in één batch, zodat je ze later terugvindt.

• Tussen 1 en 10.000 kaarten per batch. Voor een grotere oplage maak je meerdere batches aan.
• Een kaart die je aanmaakt kun je niet meer verwijderen. Maak er dus net zoveel als de oplage vraagt.
• Nieuwe kaarten staan op Niet toegewezen. Ze gaan naar Toegewezen zodra je er een klant mee registreert.

Wat elke status betekent

Status	De kaart	Werkt aan de kassa	Kan gedrukt worden
Niet toegewezen	ligt in je voorraad en heeft nog geen klant	kan aan een nieuwe klant gekoppeld worden	ja
Toegewezen	hoort bij een klant	ja	ja, opnieuw
Uitgeschakeld	hoorde bij een klant en werkt niet meer: kwijt, gedeactiveerd op de klantpagina, of de klant werd geanonimiseerd	nee	nooit meer
Geblokkeerd	heeft geen klant, en je hebt ze geblokkeerd omdat ze weg is	nee, niemand kan ze aan een klant koppelen	nee, tot je ze deblokkeert

Een uitgeschakelde kaart kun je niet meer inschakelen. Een geblokkeerde kaart kun je deblokkeren.

De CSV downloaden

Maak je een batch aan, of filter je de lijst op één batch, dan verschijnt een paneel met CSV downloaden voor die batch. Het paneel zegt hoeveel kaarten er in het bestand zitten: de kaarten van die batch zonder klant. Heeft elke kaart van de batch al een klant, dan zegt het paneel dat en biedt het geen bestand aan. Geblokkeerde kaarten zitten nooit in het bestand, en het paneel zegt het als elke kaart zonder klant geblokkeerd is.

CSV exporteren opent een venster dat vraagt welke kaarten je wilt drukken: Een batch, die je uit een lijst kiest, of Alle kaarten zonder klant. Bij elke batch zie je de datum en hoeveel kaarten nog geen klant hebben, en de downloadknop zegt hoeveel kaarten er in het bestand zitten. Het bestand van een batch laat de kaarten weg die al een klant hebben. Wil je die er toch bij, vink dan Ook de N kaarten die al een klant hebben aan, maar lees eerst Klantenkaarten drukken.

Het bestand heeft twee kolommen, met één kaart per rij: code, en customer_name met de volledige naam van de klant die de kaart heeft. Bij een kaart zonder klant blijft dat vakje leeg. Zo heeft elk bestand dezelfde twee kolommen en stelt je drukkerij haar sjabloon maar één keer in. De naam van het bestand zegt wat erin zit: een batch, alle kaarten zonder klant of één kaart. Bij een batch staan in de naam dezelfde zes tekens als op het batchlabel in de lijst.

Je kunt tien bestanden per minuut downloaden. Probeer je er meer, dan vraagt de pagina je even te wachten. Een bestand krijg je dan niet.

Klantenkaarten drukken

Welk bestand je drukt, hangt af van waarom je de kaart nodig hebt.

• Een nieuwe batch. Download het bestand via het paneel, of kies de batch bij CSV exporteren. Het bestand bevat de kaarten van die batch die nog geen klant hebben.
• Een beschadigde kaart die de klant inlevert. Zoek de kaart op haar code of op de naam van de klant, en klik op het printericoon in haar rij. Het bestand bevat alleen die kaart. De klant houdt dezelfde code en dezelfde punten. Moet je alle kaarten van een batch die al een klant hebben opnieuw drukken, bv. na een drukfout, vink dan het vakje aan in het venster van CSV exporteren, maar alleen als al die klanten hun oude kaart inleveren.
• Een verloren kaart. Druk die code niet opnieuw. Open het menu naast de kaart en kies Kaart kwijt. In één stap schakelt dat de kaart uit, zodat de kassa de code weigert, en krijgt de klant een nieuwe kaart: een uit je voorraad, of een nieuw nummer dat Puntjes maakt. Kies je een kaart uit je voorraad, dan staat de lijst al open: scan de nieuwe kaart en ze is gekozen. Je kunt ook kiezen om nu geen nieuwe kaart te geven, maar alleen als de klant nog een andere kaart of een e-mailadres heeft waarmee de kassa hem vindt. De punten blijven bij de klant, en de wallet-kaart schakelt over op de nieuwe kaart. Een uitgeschakelde kaart wordt nooit opnieuw gedrukt en zit in geen enkele export.

Kaarten blokkeren die weg zijn

Blanco kaarten kunnen wegraken voor je ze uitdeelt: verloren in de post, meegenomen van de toonbank, of een drukopdracht die nooit aankwam. Blokkeer ze, zodat niemand ermee punten kan beginnen sparen.

• Een paar kaarten. Vink het vakje naast elke kaart in de lijst aan, en klik dan op Blokkeren in de balk boven de lijst. Alleen kaarten zonder klant hebben een vakje.
• Een hele batch. Filter de lijst op de batch, en klik in het paneel op Kaarten zonder klant blokkeren. Kaarten van de batch die al een klant hebben, blijven zoals ze zijn.

Een geblokkeerde kaart verdwijnt uit de kaartkiezer en uit elke export, en de kassa en het beheerportaal weigeren ze aan een klant te koppelen. Vind je de kaarten terug? Vink ze aan en klik op Deblokkeren, of gebruik de knop om te deblokkeren in het batchpaneel. Puntjes houdt bij wie welke kaarten blokkeerde of deblokkeerde, en de support van Puntjes kan dat voor je opzoeken. Heb je liever nieuwe kaarten? Maak een nieuwe batch aan en stuur die naar je drukkerij.

Een kaart terugvinden

Je kunt de lijst filteren op status (Alle statussen, Niet toegewezen, Toegewezen, Uitgeschakeld, Geblokkeerd) of op batch. Het zoekveld vindt een kaart via haar code, of via de voornaam, achternaam, het e-mailadres of het telefoonnummer van de klant die ze heeft. Een stuk van de code volstaat, en hoofdletters, spaties, streepjes en punten maken daarin niet uit. Net als in de klantenlijst is een kleine typfout in een naam geen probleem. Accenten tellen niet mee, en bij een telefoonnummer ook spaties en leestekens niet. Bij een volledige naam, zoals "Jan Peeters", moet elk woord kloppen. Je vindt ook de kaarten van een gedeactiveerde klant.

Klik op een kolomkop om op die kolom te sorteren, en klik nog eens om de volgorde om te keren. Status zet de toegewezen kaarten eerst, dan de uitgeschakelde, de niet toegewezen en de geblokkeerde. Op Klant sorteer je zoals in een telefoonboek, eerst op achternaam en dan op voornaam. Kaarten zonder klant blijven in beide richtingen onderaan. Op een telefoon zie je de kolommen Batch en Aangemaakt niet, dus daar kun je er ook niet op sorteren.

De kolom Klant toont de naam van de klant, of het e-mailadres of telefoonnummer als er geen naam is, en anders "Klant zonder naam". Een geanonimiseerde klant staat er als "Geanonimiseerde klant", zonder link naar de klantpagina.

---

Klantacties

Deze acties vind je in het menu Acties op de klantpagina.

Als een klant vraagt wat je bijhoudt

Een klant mag vragen welke gegevens je over hem bijhoudt, en mag een kopie vragen om mee te nemen. De wet geeft je een maand om te antwoorden, te tellen vanaf de dag dat de vraag binnenkomt, en het antwoord kost de klant niets. Is de vraag ingewikkeld, of komen er meerdere tegelijk, dan mag je er twee maanden bij nemen, zolang je dat binnen de eerste maand laat weten.

Met Gegevens van deze klant downloaden krijg je het antwoord in één bestand: het profiel en de identifiers, de toestemming met de tekst en wie ze noteerde, het saldo en elke puntenbeweging, de aankopen met hun lijnen, de inwisselingen, de campagnecadeaus en bonnen, de wallet-kaarten, en de geschiedenis van wat er wanneer aan deze klant veranderde. Het is JSON, het machineleesbare formaat waar het recht op overdraagbaarheid om vraagt. Stuur het door zoals het is. Het uitlezen is de taak van wie het krijgt.

Drie dingen om te weten. Die geschiedenis zegt wat er veranderde, nooit wie erachter zat: ook je medewerkers zijn personen, en hun naam hoort bij hen en niet bij de klant. Elke download wordt genoteerd met jouw naam erbij, maar dat logboek kun je zelf niet openen, dus mail ons als je ooit moet aantonen dat je geantwoord hebt. En een klant die vraagt om gewist te worden, beantwoord je met Anonimiseren hieronder, niet met dit bestand.

Klant samenvoegen

Soms heeft één persoon twee accounts, bv. een kaart die hij aan de toonbank kreeg en een account uit de webshop. Met Klant samenvoegen breng je ze samen. Zoek het andere account op naam, e-mail of klantenkaart, en kijk dan het overzicht na: het account dat Blijft, het account dat Verdwijnt, en wat er verhuist. Staat er bij de twee een andere voornaam, achternaam, e-mail, telefoon, geboortedatum of taal, dan duid je bij Kies wat blijft aan wat het blijvende account houdt. Eerst staat de waarde van dat account aangeduid. De rest staat onder Gaat vanzelf, en een kaart toont hoe de klant er na het samenvoegen uitziet. Met Omwisselen draai je de twee om, en begin je opnieuw met kiezen. Tel de 120 punten van het andere account erbij staat aangevinkt, dus die punten gaan mee. Vink je het uit, dan gaan ze verloren. Samenvoegen rondt het af, en dat kun je niet ongedaan maken.

Klant samenvoegen staat er alleen bij een actieve klant, en alleen als samenvoegen voor je zaak aanstaat. Heb je het nodig en zie je het niet, vraag het dan aan je platformbeheerder.

Het account dat verdwijnt, blijft leesbaar. Een balk bovenaan zijn pagina zegt met welk account het samengevoegd is, met een knop om dat account te openen. Aan het account dat verdwijnt, verandert niets meer, dus het heeft geen menu Acties en geen blok Wallet-kaart. Op de pagina van het account dat blijft, staat het onder Samengevoegde accounts.

Klant deactiveren

Deactiveer je een klant, dan kan die aan de kassa geen punten meer sparen of uitgeven. Puntjes vraagt eerst om bevestiging. De klant blijft terug te vinden in je lijsten.

Anonimiseren

Anonimiseer je een klant, dan verdwijnen zijn persoonlijke gegevens definitief. Dat doe je voor een klant die vraagt om gewist te worden. Typ in het bevestigingsvenster de volledige naam van de klant (of "Klant #7" bij een klant zonder naam), en klik op Definitief anonimiseren. De pagina toont daarna "Geanonimiseerde klant" als naam, en Puntjes weigert elke wijziging. Daarom laat de pagina elke knop weg die iets aan de klant verandert: Punten toevoegen of aftrekken, Beloning geven, Klantenkaart toevoegen, Kaart kwijt, Deactiveren, Bon gebruiken, Beloning annuleren en Versturen weer aanzetten. Het menu Acties houdt alleen Gegevens van deze klant downloaden over. Ook het blok Wallet-kaart valt weg, want anonimiseren trekt de wallet-kaart van de klant in.