Wat je klanten moeten kunnen nalezen

Je spaarkaart is een belofte aan je klant, en de Belgische wet leest die belofte als een contract: je klant moet kunnen opzoeken hoe hij punten spaart, wat er met die punten gebeurt en wat je over hem bijhoudt. Niemand verwacht dat een bakker daar een advocaat voor onder de arm neemt, en elke zaak op Puntjes zou uiteindelijk dezelfde twee teksten schrijven over hetzelfde platform. Dus hier staan ze, klaar om in te vullen.

Een vertrekpunt, geen juridisch advies

Dit zijn sjablonen. Puntjes schreef ze op basis van hoe het platform echt werkt, maar je programma is van jou: lees elke regel, vul elke {plaats hier} in, schrap wat niet op jou van toepassing is, en laat het nakijken door een advocaat als je programma iets ongewoons doet. Jij publiceert de tekst, dus jij bent er ook op aanspreekbaar.

Wat je ermee doet

Zet beide sjablonen op één pagina op je eigen website. Eén pagina volstaat; geef elk stuk een titel.
Vervang elke {plaats hier}. Onder elk sjabloon staat welke erin zitten.
Publiceer de pagina en kopieer het adres.
Plak dat adres in Waar je klanten je regels kunnen lezen, bij je instellingen in het portaal. Puntjes zet dan onderaan elke mail die je klanten van je krijgen één regel: Hoe {jouw zaak} met je gegevens omgaat, met een link naar je pagina. Laat het veld leeg en we zetten er niets, zodat er nooit een link staat die nergens uitkomt.
Zet hetzelfde adres bij Extra informatie op de achterkant van de wallet-kaart, als je wil dat een klant het ook vanaf zijn kaart terugvindt.

Sjabloon 1: de regels van je spaarkaart

De spaarkaart van {jouw zaak}

Laatst gewijzigd op {datum}.

Wie deze spaarkaart uitgeeft. {Je juridische naam}, {je adres}, ondernemingsnummer {je ondernemingsnummer}. Vragen over de spaarkaart stuur je naar {je e-mailadres}.

Hoe je meedoet. Je doet mee door aan de kassa een kaart te vragen, of door ons je gegevens te geven als we erom vragen. Meedoen is gratis, en je stopt wanneer je wil door het ons te zeggen.

Hoe je punten spaart. Je spaart punten op wat je bij {jouw zaak} koopt. Hoeveel punten een aankoop waard is, hangt aan de kassa uit en kan veranderen; een verandering geldt alleen voor wat je daarna koopt. We kunnen je ook punten cadeau doen, bijvoorbeeld op je verjaardag.

Wat punten zijn. Punten zijn geen geld. Je kunt ze niet laten uitbetalen, niet verkopen en niet aan iemand anders geven, en buiten deze spaarkaart zijn ze niets waard. Je kunt ze alleen bij {jouw zaak} inruilen; bij een andere zaak gelden ze niet, ook niet bij een zaak die ook met Puntjes werkt.

Wanneer punten vervallen. Punten vervallen {aantal maanden} maanden nadat je ze spaarde. (Vervallen jouw punten nooit, vervang deze hele alinea dan door: Je punten vervallen niet.)

Wat je ervoor krijgt. Wat je kunt inruilen en hoeveel punten dat kost, hangt aan de kassa uit en staat in de app. We kunnen daar dingen bij zetten of uit halen, en we kunnen de prijs in punten aanpassen. Zo'n aanpassing pakt je nooit punten af die je al hebt ingeruild, en wat je al gereserveerd hebt, blijft geldig tot de datum die erop staat.

Mails. We mailen je alleen over cadeaus en acties als je ons dat gezegd hebt. Onderaan elke zo'n mail staat een link om je uit te schrijven. Klik erop, druk op de knop op de pagina die opengaat, en je staat er niet meer op; je hoeft nergens in te loggen en niets in te vullen. Zeggen aan de kassa mag ook. Mails over je kaart zelf, zoals de mail met je kaart erin, zijn geen reclame en krijg je omdat je meedoet.

Kinderen. Een kind jonger dan 13 kan ons zelf geen toestemming geven om reclame te mailen. Ben je jonger dan 13, dan regelt een ouder dat.

Als we deze regels aanpassen. Verandert er iets dat voor jou uitmaakt, dan laten we het minstens {aantal dagen} dagen op voorhand weten, aan de kassa en per mail als we je adres hebben. Wil je de nieuwe regels niet, zeg het ons dan voor ze ingaan: we sluiten je kaart af en, als je dat vraagt, handelen we af wat je onder de oude regels gespaard had.

Als we met de spaarkaart stoppen. Dat laten we minstens {aantal dagen} dagen op voorhand weten, en je mag je punten tot de laatste dag inruilen.

Welk recht geldt. Het Belgisch recht. Niets in deze regels neemt je iets af waar je als consument volgens de Belgische wet recht op hebt.

Wat je hier invult: de naam van je zaak, je juridische naam, je adres, je ondernemingsnummer, je e-mailadres, de datum, na hoeveel maanden punten vervallen, en hoeveel dagen op voorhand je een wijziging aankondigt.

Sjabloon 2: wat je over je klanten bijhoudt

Wat {jouw zaak} over je bijhoudt

Laatst gewijzigd op {datum}.

Wie hiervoor verantwoordelijk is. {Je juridische naam}, {je adres}, ondernemingsnummer {je ondernemingsnummer}. Vragen, of een vraag over je gegevens, stuur je naar {je e-mailadres}.

Wat we bijhouden. Je naam, hoe we je kunnen bereiken (je e-mailadres, en je telefoonnummer als je dat gaf), je geboortedatum als je die gaf, je kaartnummer, alles wat je bij ons kocht en er punten voor kreeg, je punten en waarvoor je ze inruilde, en of je ja zei tegen mails van ons.

Waarom we het bijhouden. Om de spaarkaart te laten werken waarvoor je je inschreef; dat is de afspraak tussen ons. Wat we voor onze boekhouding moeten bijhouden, houden we bij omdat de wet dat vraagt. Reclame mailen we je alleen als je ja zei, en dat mag je altijd weer intrekken.

Dat we kijken naar wat je koopt. Dat doen we. We gebruiken wat je kocht om te bepalen wie welke actie krijgt: wie een verjaardagscadeau krijgt, wie al een tijd niet meer langskwam, welke actie bij welke groep klanten past. Dat heet profilering, en je mag ons zeggen dat we dat voor reclame moeten laten. Zeg het op {je e-mailadres} en we stoppen ermee, zonder dat je hoeft uit te leggen waarom.

Wie het nog ziet. Puntjes (Puntjes BV) laat de software voor ons draaien en verwerkt je gegevens alleen op onze instructies, als onze verwerker. Wat Puntjes wel en niet mag, en welke andere bedrijven voor Puntjes werken, staat in de verwerkersovereenkomst op {adres van de verwerkersovereenkomst}. We verkopen je gegevens aan niemand.

Hoelang we het bijhouden. Zolang je meedoet. Vraag je ons om je te wissen, dan verdwijnen je naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en kaartnummer; de punten en de lijst van wat er gespaard en ingeruild werd blijven staan zonder je naam, omdat onze boekhouding die nodig heeft. Vroeg je om geen mails meer te krijgen, dan houden we je e-mailadres op een stoplijst, zodat het nooit per ongeluk opnieuw wordt opgepikt.

Wat je ons mag vragen. Om te zien wat we allemaal over je bijhouden, om er een kopie van te krijgen in een bestand dat je kunt meenemen, om te laten verbeteren wat fout staat, om je te laten wissen, en om de reclame te laten stoppen. Schrijf naar {je e-mailadres}. We antwoorden binnen de maand, en het kost je niets.

Als je niet tevreden bent met ons antwoord. Je kunt klacht neerleggen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit: {adres en e-mailadres, van hun eigen website}.

Wat je hier invult: de naam van je zaak, je juridische naam, je adres, je ondernemingsnummer, je e-mailadres, de datum, het adres van de verwerkersovereenkomst van Puntjes, en de contactgegevens van de Gegevensbeschermingsautoriteit, die je van hun eigen website overneemt zodat ze kloppen op het moment dat je publiceert.

Waarom elke alinea daar staat

Niet elke regel spreekt voor zich, dus hier staat wat de minst voor de hand liggende doen.

De alinea	Waarvoor die dient
Punten zijn geen geld	Voorkomt dat een klant zijn puntensaldo leest als geld dat hij tegoed heeft, en dat je spaarkaart als een betaaldienst gaat lezen.
Een aanpassing geldt alleen voor wat je daarna koopt	Een clausule waarmee je de afspraak verandert voor wat een klant al gespaard heeft, kan een Belgische rechter schrappen.
Op voorhand aankondigen, met een uitweg	Om dezelfde reden. Een wijzigingsclausule houdt stand als de klant het op tijd hoort en weg kan.
De alinea over mails	Reclamemail vraagt toestemming en in elke mail een manier om eraf te gaan. Puntjes zet de link erin; deze alinea is wat de klant vertelt dat hij er staat.
Kinderen	De Belgische wet legt de grens op 13 jaar voor een kind dat hier zelf mee instemt. Puntjes weigert toestemming te noteren voor een klant van wie de geboortedatum zegt dat hij jonger is.
Dat we kijken naar wat je koopt	Deze wordt het vaakst vergeten. Kiezen wie welke actie krijgt op basis van wat iemand kocht is profilering, en dat moet je je klant in gewone woorden zeggen, samen met het feit dat hij het mag weigeren.
Wie het nog ziet	Zet Puntjes neer als jouw verwerker, en niet als nog een bedrijf dat je klantenbestand kreeg.
Wat je ons mag vragen	Die rechten werken alleen als je klant weet dat hij ze heeft. De maand en het "kost je niets" zijn de grenzen die de wet zelf stelt.

Wat Puntjes doet, zodat jij het niet hoeft te beloven

Een deel van wat in deze sjablonen staat, klopt omdat het platform het waarmaakt. Daar mag je op rekenen.

In elke reclamemail staat een link om je uit te schrijven. Die opent een pagina met één knop, en daarop drukken volstaat. Nergens inloggen, niets invullen.
Een klant van wie de geboortedatum zegt dat hij jonger is dan 13, kan geen toestemming krijgen voor reclamemail. Het portaal en de API weigeren het allebei.
Een klant anoniem maken haalt zijn naam, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en kaartnummers weg, en laat de punten en de geschiedenis staan zonder naam.
Je klanten zijn van jou. Puntjes mailt ze nooit voor eigen rekening en verkoopt ze niets.
Je gegevens kunnen altijd met je mee. Zie Je omgeving exporteren.