Hoe we omgaan met je gegevens

Puntjes is de verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens in deze verklaring: wij bepalen waarom ze verzameld worden en hoe. Onze juridische naam, onze maatschappelijke zetel en ons ondernemingsnummer staan onderaan deze pagina.

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming. Elke vraag over je gegevens komt op één adres binnen, en een mens leest ze: info@puntjes.app.

De gegevens die je zaak over je klanten bijhoudt, vallen hier niet onder. Voor die gegevens is je zaak de verwerkingsverantwoordelijke, en Puntjes verwerkt ze alleen op jouw instructies. De verwerkersovereenkomst zegt wat we ermee mogen en moeten doen.

Ben je klant van een zaak die Puntjes gebruikt? Dan geldt voor jou de verklaring die die zaak je geeft. In onze documentatie vindt een zaak daar een sjabloon voor.

Om een omgeving te openen, geef je de naam van je zaak, je e-mailadres, je btw-nummer en een wachtwoord op. Het wachtwoord bewaren we alleen als hash, en die kan niemand terugrekenen naar je wachtwoord.

Werk je eenmaal in Puntjes, dan houdt je account ook je naam bij, je rol in de omgeving, de taal waarin je leest, en je tweestapsverificatie en passkeys als je die aanzet. Verander je je e-mailadres, dan bewaren we het nieuwe tot je het bevestigt. We noteren welke versie van de voorwaarden je aanvaard hebt, en wanneer. Google Maps Platform zet het adres van je zaak en je vestigingen om in coördinaten op de kaart. Om aangemeld te blijven, zijn cookies nodig. Die staan op een eigen pagina.

Rechtsgrond: voor wie de omgeving opent, de overeenkomst tussen je zaak en ons (artikel 6.1.b van de GDPR). Voor een collega die in de omgeving uitgenodigd is, het gerechtvaardigd belang van je zaak en van ons om je personeel toegang te geven tot de dienst die je zaak afnam (artikel 6.1.f).

Nodigt een beheerder een collega uit, dan geeft die ons het e-mailadres van de collega en de rol die de collega krijgt. We gebruiken dat adres om de uitnodiging te versturen, en om de collega er een account mee te laten aanmaken.

Rechtsgrond: het gerechtvaardigd belang van je zaak en van ons om een zaak haar eigen personeel te laten toevoegen (artikel 6.1.f).

Stuur je ons een melding, dan bewaren we wat je typte, de bestanden die je meestuurde, de pagina waarop je was en het abonnement van je omgeving. We gebruiken dat om je te antwoorden.

We kopiëren je melding naar GitHub, waar we het werk eraan opvolgen. Die kopie bevat het onderwerp en de tekst die je typte, de naam van je zaak, je abonnement en hoe het ervoor staat, en de pagina waarop je was. De bestanden blijven bij ons: de kopie zegt alleen hoeveel het er zijn.

Rechtsgrond: je melding beantwoorden hoort bij de overeenkomst (artikel 6.1.b). Het werk opvolgen op GitHub is ons gerechtvaardigd belang om problemen betrouwbaar op te lossen (artikel 6.1.f).

Voor een betalend abonnement bewaren we de juridische naam van je zaak, het facturatieadres, het ondernemings- en btw-nummer, het abonnement, de bedragen en de facturen. Mollie verwerkt de betaling en maakt de factuur op, en krijgt daarvoor de juridische naam van je zaak, het facturatieadres, het btw-nummer en je contactadres.

We controleren je btw-nummer bij VIES, de dienst van de Europese Commissie voor btw-nummers. Het antwoord bewaren we, met de naam en het adres die VIES teruggeeft, als bewijs voor hoe we btw aangerekend hebben.

Rechtsgrond: het abonnement aanrekenen hoort bij de overeenkomst (artikel 6.1.b). De facturen en het btw-bewijs erachter bewaren, en het btw-nummer controleren, zijn verplichtingen uit de Belgische btw-wetgeving (artikel 6.1.c).

Verandert iemand in je omgeving iets, dan noteren we wie dat deed, met welke rol, wat er veranderde en wanneer. De toepassing kan geen regel in dat logboek aanpassen of wissen. Alleen de geplande opruiming haalt oude regels weg.

Rechtsgrond: het gerechtvaardigd belang van je zaak en van ons bij beveiliging, en om achteraf te kunnen nagaan wat er gebeurd is en wie het deed (artikel 6.1.f).

Kondigen we een nieuwe release aan, dan kunnen we de beheerders van elke omgeving er een korte mail over sturen. Daarvoor gebruiken we je e-mailadres, je taal en een notitie van de release waarover we je het laatst gemaild hebben.

Elk van die mails heeft een link om ermee te stoppen. Eén klik volstaat, en we noteren de datum waarop je dat vroeg.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om wie Puntjes gebruikt te laten weten wat er veranderd is (artikel 6.1.f). Met de link om te stoppen maak je bezwaar.

Loopt een request mis, dan krijgt Laravel Nightwatch een rapport, zodat we de fout kunnen vinden en herstellen. Dat rapport beschrijft het request, en er kan een e-mailadres in staan. We houden ook de logs van de server zelf bij.

Om te verhinderen dat iemand wachtwoorden raadt, tellen we de pogingen om aan te melden, per internetadres en per account. Om te verhinderen dat iemand in het groot omgevingen opent, tellen we de pogingen om er een te openen, per internetadres en per e-maildomein, en hoeveel omgevingen er vanaf één internetadres geopend zijn.

Rechtsgrond: ons gerechtvaardigd belang om Puntjes veilig en werkend te houden voor iedereen die het gebruikt (artikel 6.1.f).

De meeste bedrijven die voor ons gegevens verwerken, doen dat binnen de Europese Economische Ruimte. Twee delen van wat in deze verklaring staat, gaan naar de Verenigde Staten.

GitHub krijgt de kopie van een melding aan support. Google Maps Platform krijgt het adres van je zaak en je vestigingen.

Beide nemen deel aan het EU-US Data Privacy Framework, waarvan de Europese Commissie besliste dat je gegevens daar even goed beschermd zijn als hier. Welke bedrijven betrokken zijn, wat elk van hen krijgt en waar elk van hen draait, staat op een eigen pagina.

Je account blijft bestaan zolang je omgeving bestaat. Verwijder je je account zelf, dan wissen we het meteen. Verwijdert een beheerder een collega, dan kan die collega nog 90 dagen teruggezet worden, en daarna wissen we dat account. Een aanvaarde uitnodiging hoort bij het account dat ze opleverde en verdwijnt samen met dat account.

Een uitnodiging die niemand aanvaard heeft, verwijderen we 90 dagen nadat ze verlopen is.

Had je omgeving nooit een betalend abonnement, dan ruimen we ze op 2 jaar na het laatste wat erin gebeurd is, en 30 dagen daarvoor mailen we iedereen op het account een waarschuwing. Had je omgeving wel een betalend abonnement, dan ruimen we ze op 2 jaar na het einde van dat abonnement, met een waarschuwing 30 dagen daarvoor. Die waarschuwing gaat alleen uit zolang het account nog openstaat.

Opruimen wist het account van iedereen in de omgeving, en het contactadres en het telefoonnummer van je zaak. De juridische naam, het btw-nummer en het facturatieadres blijven tot 7 jaar na de laatste factuur waarop ze staan. Had je omgeving nooit een factuur, dan verdwijnen ook die bij het opruimen.

Facturen en het btw-bewijs erachter bewaren we zolang de Belgische btw-wetgeving dat vraagt, en dat is vandaag 7 jaar na de factuur.

Een melding aan support en de bestanden erbij verwijderen we 12 maanden nadat de melding afgesloten is. De kopie op GitHub verwijderen we niet: daar halen we het onderwerp, de tekst die je typte en de naam van je zaak uit, en daarna sluiten we die kopie af.

Een regel in het activiteitenlogboek blijft 365 dagen staan. De notitie van de release waarover we je het laatst gemaild hebben, en of je die mails stopte, verdwijnt samen met je account.

Een teller van aanmeldpogingen vergeet een poging na één minuut. Een teller van pogingen om een omgeving te openen vergeet ze na 60 minuten, en de telling van omgevingen die vanaf één internetadres geopend zijn, na 24 uur. Foutrapporten en serverlogs bewaren we alleen zolang we ze nodig hebben om een fout te vinden en te herstellen, en de diensten die ze bijhouden, wissen ze na de termijn uit ons abonnement bij hen.

Je kunt vragen welke gegevens we over je bijhouden, en er een kopie van krijgen. Je kunt vragen om gegevens die niet kloppen te verbeteren, en om gegevens te wissen die we niet meer nodig hebben of waarvoor we geen grond hebben.

Je kunt vragen om de verwerking te beperken terwijl we een klacht van je nagaan. Je kunt de gegevens die je ons gaf opvragen in een vorm die een computer kan lezen, zodat je ze ergens anders kunt gebruiken.

Tegen een verwerking die op ons gerechtvaardigd belang steunt, kun je altijd bezwaar maken. Dan stoppen we, tenzij we dwingende redenen hebben die zwaarder wegen dan jouw belangen, of de gegevens nodig hebben om een rechtsvordering in te stellen of ons ertegen te verdedigen.

Mail naar info@puntjes.app. We antwoorden binnen een maand. Is een vraag ingewikkeld of krijgen we er veel tegelijk, dan kunnen we er twee maanden langer over doen, en dat laten we je binnen de eerste maand weten.

Een deel daarvan doe je zelf, op je accountpagina: je gegevens aanpassen, je omgeving exporteren en je account verwijderen.

Niets in deze verklaring steunt op je toestemming, dus er is ook geen toestemming om in te trekken. Wil je iets niet wat we op grond van ons gerechtvaardigd belang doen, dan maak je er bezwaar tegen, zoals het vorige artikel uitlegt. Voor de mails over nieuwe releases volstaat de link in elke mail.

Vind je dat we verkeerd met je gegevens omgaan, zeg het ons dan gerust eerst: we zetten het liever recht. Je kunt altijd klacht indienen bij de Belgische toezichthouder, de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel. Je kunt ook klacht indienen in het EU-land waar je woont of werkt.

Om een omgeving te openen, moet je de naam van je zaak, een e-mailadres, een btw-nummer en een wachtwoord opgeven. Zonder die gegevens kunnen we geen account aanmaken, en kun je Puntjes niet gebruiken.

Voor een betalend abonnement moeten de juridische naam, het adres en het btw-nummer volgens de Belgische btw-wetgeving op de factuur staan. Zonder die gegevens kunnen we je geen betalend abonnement verkopen.

De rest kies je zelf: tweestapsverificatie, passkeys en meldingen aan support.

Puntjes neemt over jou geen beslissing die alleen op geautomatiseerde verwerking steunt en rechtsgevolgen of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen voor je heeft, in de zin van artikel 22 van de GDPR.

Sommige dingen gebeuren wel automatisch, volgens regels die de algemene voorwaarden vooraf aankondigen: een omgeving die niemand gebruikt, ruimen we na de termijnen hierboven op, en een omgeving waarvan de betaling mislukt, pauzeren we en beëindigen we daarna. De voorwaarden zeggen wanneer, en welke mails je eerst krijgt.